Ustalenia jednego wesela to kilkadziesiąt pytań: liczba gości, diety, menu, godziny, dekoracje, alkohol, noclegi, stoliki. W większości sal krążą one w papierowym kwestionariuszu, mailach i telefonach. Potem ktoś przepisuje je na kartki dla kuchni, kelnerów i obsługi. Para oddaje kwestionariusz za późno, zmiany z ostatniej chwili nie docierają do wszystkich, a porcje i koszty liczy się ręcznie.
Dla Starej Warzelni zbudowaliśmy Panel Weselny, aplikację, która przejmuje tę pracę od podpisania umowy aż po rozliczenie. Dziś wdrażamy ją także w innych salach.
Jak działa Panel Weselny
- Umowa. Sala zakłada wesele w panelu: para, data, sala, pakiet, minimum osób. System sprawdza, czy sala jest wolna, rezerwuje ją i wysyła parze zaproszenie.
- Formularz Pary Młodej. Para wypełnia ustalenia online, w telefonie albo na komputerze, w kilku podejściach. Każda odpowiedź zapisuje się od razu.
- Przypomnienia. 21 dni przed weselem startuje licznik i e-mail do pary, dzień przed zamknięciem drugi.
- Zamknięcie 14 dni przed weselem. Formularz blokuje się sam, a kierownicy działów dostają gotowe karty.
- Zmiany po zamknięciu wprowadza tylko sala, z powodem i historią. Para i działy, których to dotyczy, dostają powiadomienie.
- Rozliczenie po przyjęciu: pozycje wyliczone z formularza, poprawki, wpłaty i eksport do Excela.
- Usunięcie danych 14 dni po przyjęciu, automatycznie.
Co widzi Para Młoda
Formularz jest podzielony na zakładki: goście i posiłki, diety i alergie, przygotowanie sali, ceremonia i przebieg przyjęcia, menu, napoje i alkohol, usługi i podwykonawcy, noclegi, układ stołów i lista imienna. Pasek postępu pokazuje, ile zostało, a licznik, ile czasu zostało do zamknięcia.
Aplikacja liczy na bieżąco miejsca przy stołach, osoby do wyżywienia i osoby rozliczeniowe. Gdy gości jest więcej, niż mieści sala, albo liczba śniadań nie zgadza się z noclegami, para od razu widzi ostrzeżenie. Dodatki płatne, np. przedłużenie przyjęcia czy stolik słodkości, mają cenę przy odpowiedzi i od razu trafiają do kosztów. Para układa też stoły na planie sali, a obsługa dostaje rysunek z numerami i liczbą osób przy każdym stole.
Co dostaje sala
- Kartę wesela z danymi z umowy, procentem uzupełnienia, ostrzeżeniami i rezerwacją sali.
- Karty działów: kuchnia, kelnerzy, przygotowanie sali, alkohol, noclegi i recepcja, koordynator, usługi dodatkowe. Każdy dział widzi tylko swoje, z drukiem lub PDF jednym kliknięciem.
- Kalendarz sal, pokoi i domków z blokadą podwójnych rezerwacji.
- Edytory pytań formularza, menu, pakietów i cennika. Każda zmiana tworzy nową wersję, a wesela z podpisaną umową zachowują swoje ustalenia i ceny.
- Rozliczenie w układzie arkusza sali, z minimum osób z umowy i eksportem do Excela z formułami.
- Role i historię zmian: właściciel, kierownicy działów, para. Każdy widzi tylko to, co powinien.
Dlaczego to się opłaca
Znika przepisywanie kwestionariusza na kartki i liczenie porcji. Terminy pilnują się same, bez dzwonienia do pary. Błędy w liczbach wychodzą w formularzu, a nie w dniu wesela. Sala sprzedaje więcej dodatków, bo para widzi je z ceną dokładnie wtedy, gdy podejmuje decyzję.
Wdrożymy go w Twojej sali
Panel Weselny działa na stronie sali, pod jej adresem i w jej kolorach, niezależnie od tego, na jakim systemie jest strona. Dane zostają na serwerze sali, bez abonamentów firm trzecich. Wdrożenie obejmuje:
- analizę obecnego kwestionariusza, menu, cennika i planów sal,
- konfigurację pytań, cen, planów stołów, pokoi i treści e-maili,
- instalację na stronie sali,
- test na przykładowym weselu z właścicielem i kierownikami,
- szkolenie i wsparcie przy pierwszych weselach.
Opisana wersja to punkt wyjścia. Formularz, karty, automatyzacje i rozliczenie dopasowujemy do sposobu pracy Twojej sali. Więcej o tym, jak budujemy takie rozwiązania, przeczytasz na stronie Aplikacje i systemy na zamówienie.
Prowadzisz salę weselną? Pokażemy Panel Weselny na przykładowym weselu w 30 minut online. Napisz na kontakt@efektywnymarketing.pl albo zadzwoń: 794 505 965.
'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}