System rezerwacji sal konferencyjnych DMD Arena: klient sam układa salę i widzi cenę

Wynajem sali konferencyjnej zwykle zaczyna się od maila „ile kosztuje sala na 150 osób?”. Potem przychodzą pytania o termin, układ krzeseł, scenę, mikrofony, catering i przerwę kawową. Oferta krąży w kilku wiadomościach, a termin przez cały ten czas nie jest nikomu zarezerwowany.

Dla DMD Arena Częstochowa zbudowaliśmy system, który przenosi tę rozmowę na stronę. Klient sam konfiguruje wynajem sal na III piętrze hali i od razu widzi cenę. Obsługa dostaje gotowe zapytanie z planem sali i wyceną, a ekipy techniczne dostają karty z tym, co mają przygotować.

Konfigurator dla klienta: sześć kroków zamiast kilku maili

Na stronie hala-czestochowa.pl/rezerwacja-sali-konferencyjnej klient przechodzi przez sześć kroków. Postęp zapisuje się w przeglądarce, więc można zamknąć stronę i dokończyć później.

1. Termin. Kalendarz pokazuje dostępność obu sal na każdy dzień: zielony, pomarańczowy (częściowo zajęta) albo czerwony. Wydarzenie może trwać od jednego do trzech dni, a godzinę przygotowania sali przed i po wydarzeniu system dolicza za darmo.
2. Sala i układ. Sala duża (340 m², do 350 osób), mała (130 m²) albo obie. Klient podaje liczbę uczestników, scenę i ścianę, przy której ma stać, a potem wybiera układ: teatralny, klasowy, bankietowy, kabaretowy, biesiadny, podkowa, stoły konferencyjne albo networking.
3. Plan sali. System generuje ustawienie, które można poprawić na interaktywnym planie.
4. Wyposażenie. Nagłośnienie, oświetlenie z kolorem w barwach firmy, multimedia, pokrowce i loże VIP.
5. Usługi i catering. DJ, prowadzący, cztery pakiety cateringowe z wyborem dań oraz przerwa kawowa.
6. Dane i wysłanie. Podsumowanie całej konfiguracji, zgody i przycisk „Wyślij zapytanie”.

Pojemność liczona z realnego planu

Każda karta układu podaje trzy liczby: ile osób zmieści się bez sceny, ze sceną 6 × 3 m i ze sceną 6 × 4 m. To nie są wartości z katalogu. System liczy je z parametrów sali: szerokości miejsca, rozstawu rzędów, wolnego pasa przed sceną, przejść, pola przy drzwiach ewakuacyjnych i słupów. Gdy układ nie pomieści podanej liczby osób, karta jest wyłączona i mówi dlaczego.

Interaktywny plan sali

Wygenerowane ustawienie klient może przestawić myszką albo palcem: przesunąć stół z krzesłami, obrócić rząd, dodać roll-up albo stolik koktajlowy. Stoły prostokątne dosunięte bliżej niż ok. 30 cm łączą się same i przesuwają razem. Plan pokazuje drzwi i pole ewakuacyjne, słupy oraz pas przy oknach, a kolizje zaznacza na czerwono. Liczniki obok pokazują, ile krzeseł i stołów zużył plan i ile jest wolnych w tym terminie.

Gdy plan wymaga więcej mebli, niż hala ma na stanie, zapytanie można wysłać normalnie. W wycenie pojawia się wtedy pozycja „dowynajem” z ceną do potwierdzenia.

Cena widoczna od razu

Panel „Twoja wycena” przelicza się przy każdej zmianie. Pozycje płatne mają kwotę, a sprzęt w cenie sali jest oznaczony „w cenie”. DJ i prowadzący są „do potwierdzenia”: obsługa sprawdza ich dostępność osobno i dopiero wtedy wchodzą do sumy. Catering i przerwa kawowa liczą się za osobę i za każdą przerwę.

Wycena zapisuje się razem z zapytaniem. Gdy hala zmieni cennik, oferty już złożone zachowują ceny z dnia wysłania.

Zapytanie, które od razu blokuje termin

Po wysłaniu klient dostaje numer zapytania, mail z podsumowaniem i konto, w którym może poprawić ofertę albo pobrać ją w PDF. Termin, sale, loże i sprzęt są od tej chwili zablokowane na 72 godziny. Nikt inny ich w tym czasie nie zarezerwuje.

Obsługa ma trzy dni na kontakt i wybór jednego przycisku:

• W negocjacjach przedłuża blokadę o 7 dni, a klient dostaje maila „Termin zatrzymany”.
• Umowa podpisana potwierdza termin na stałe.
• Zwolnij termin oddaje datę do kalendarza, z obowiązkowym powodem w dzienniku.

24 godziny przed końcem blokady system przypomina obsłudze o decyzji. Gdy nikt nie zareaguje, oferta wygasa, termin wraca do kalendarza, a klient dostaje link, którym jednym kliknięciem wznowi ofertę, jeśli data jest nadal wolna.

Panel dla obsługi hali

Pracownicy mają osobną rolę w WordPressie. Widzą tylko panel rezerwacji: pulpit z wnioskami do obsłużenia i czasem do końca blokady, listę ofert z wyszukiwarką, kalendarz sal i lóż na cały miesiąc oraz cennik. Wpisy, strony i wtyczki są dla nich niewidoczne.

Karta oferty zbiera wszystkie ustalenia i dzieli je na strefy: scena i nagłośnienie, oświetlenie, aranżacja sali, catering i koordynator. Przy każdej pozycji obsługa dopisuje komentarz dla ekipy, np. „Scena gotowa do 8:00”. Każda poprawka klienta albo obsługi tworzy nową wersję, w której stara wartość jest przekreślona, a dziennik zapisuje, kto co zmienił.

W kalendarzu kolor paska pokazuje status oferty. Obsługa dodaje tam też blokady ręczne, np. na mecz albo serwis sprzętu, a klient widzi ten termin jako zajęty.

Karty realizacyjne dla ekip

Po kliknięciu „Umowa podpisana” system sam wysyła karty strefom: PDF i Excel z terminem, salami, pozycjami danej strefy, komentarzami i planem sali. Technik od nagłośnienia dostaje tylko swoją listę, catering tylko swoją. Gdy oferta zmieni się po podpisaniu umowy, strefy, których zmiana dotyczy, i koordynator dostają maila z listą zmian i nową kartą.

Cały cennik, ilości sprzętu, menu, opisy układów i parametry planu sali obsługa zmienia w panelu bez programisty. Nowe ceny działają na stronie od razu.

Co zyskuje obiekt

• Klient dostaje cenę w kilka minut, także wieczorem i w weekend.
• Zapytanie przychodzi kompletne: termin, układ, plan, sprzęt, catering i wycena.
• Dwa zapytania nie zajmą tego samego terminu, a blokady nie wiszą w nieskończoność.
• Ekipy dostają karty z planem sali zamiast przepisanych notatek.
• Historia wersji i dziennik pokazują, kto i kiedy co ustalił.

Wdrożymy taki system w Twoim obiekcie

System działa jako wtyczka WordPress, więc łączy się z istniejącą stroną obiektu. Sale, układy, sprzęt, cennik, catering i maile ustawiamy pod Twoje miejsce: hotel z salami konferencyjnymi, centrum kongresowe, halę, restaurację z salą bankietową albo coworking z salkami spotkań. Instrukcje dla klienta i obsługi przygotowujemy razem z wdrożeniem.

Zobacz system na żywo: konfigurator sal DMD Arena. O stronie hali pisaliśmy w realizacji Hala Sportowa Częstochowa, a podobne podejście do ustaleń wesel opisaliśmy przy Panelu Weselnym. Jeśli zastanawiasz się, czy potrzebujesz własnego systemu, przeczytaj poradnik System rezerwacji online na stronie.