Jak wyciągnąć jak najwięcej z komunikatu prasowego

Chociaż komunikaty prasowe mogą nie być już główną metodą rozpowszechniania informacji o firmie w naszym nowoczesnym społeczeństwie, nadal są niezwykle skutecznym narzędziem marketingowym, z którego warto korzystać. Czy chcesz promować wydarzenie, stymulować dyskusję na temat swojej firmy, czy przekazać publiczności wiadomość o godnych uwagi osiągnięciach w firmie, komunikaty prasowe mogą dostarczyć ogromnej wartości dzięki ich zdolności do dotarcia do potencjalnych klientów i generowania dyskusji. Dlatego strategiczne komunikaty prasowe powinny być kluczowym elementem każdej strategii public relations (PR).

Krótka i wciągająca notatka prasowa udostępni światu najnowsze osiągnięcia Twojej firmy, dzięki czemu będziesz na pierwszym planie każdej rozmowy. Z drugiej strony komunikat prasowy wydany w niewłaściwym czasie lub źle przygotowany może spowodować więcej szkód niż pożytku.

Jeśli nie zarządzasz właściwie swoimi komunikatami prasowymi, mało prawdopodobne jest, aby kiedykolwiek dotarły one do Twojej docelowej grupy odbiorców, co jest marnowaniem doskonałej okazji do rozszerzenia swojego zasięgu. Nie wspominając o wielkiej stracie pieniędzy. Poniżej omówimy, kiedy powinieneś napisać komunikat prasowy, jak go najlepiej wykorzystać i podamy ogólne wskazówki dotyczące najlepszych praktyk.

Kiedy napisać komunikat prasowy

Rosnąca, konkurencyjna firma będzie miała wiele okazji w ciągu roku do napisania komunikatu prasowego. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że nie każda drobnostka jest warta komunikatu prasowego. Mimo to możesz być zaskoczony wszystkimi pozornie nieistotnymi wydarzeniami, które przegapiłeś, a które byłyby doskonałymi okazjami do wykorzystania komunikatu prasowego. Takie okazje obejmują:

• • Ważne nowe aktualizacje produktu lub usługi – Informowanie klientów lub potencjalnych klientów o aktualizacjach jest kluczowe dla sukcesu każdej firmy. Na przykład Apple publikuje komunikat prasowy za każdym razem, gdy ich system operacyjny jest aktualizowany. W komunikacie prasowym znajdują się informacje o naprawionych błędach, nowych funkcjach aktualizacji systemu operacyjnego oraz motywacji stojącej za aktualizacją.
  • Nowy czynnik wyróżniający firmę – Jeśli Twoja firma stworzyła coś przełomowego, co wyróżnia ją na rynku, czy to cecha, produkt, czy coś własnego, wykorzystaj to osiągnięcie, dzieląc się nim z publicznością!
  • Nowe rozwinięcia – Jeśli są nowe rozwinięcia produktu lub samej firmy, daj publiczności znać, budując hype na temat tego, jak te rozwinięcia uczynią firmę jeszcze lepszą.
  • Znaczące nowe zatrudnienia – Nowe zatrudnienie, zwłaszcza z innej udanej firmy, to świetny sposób, aby sygnalizować, że Twoja firma składa się z najlepszych i największych talentów. W Hollywood branżowe media regularnie omawiają przeniesienie agenta z CAA do WME lub dołączenie wielkiego producenta do nowego studia. Naturalnie generuje to spekulacje na temat tego, co wniosą do zespołu lub w jakim kierunku mogą prowadzić firmę.
  • Znaczące zmiany w ofercie produktu lub usługi – Jeśli drastycznie zmieniasz swój produkt lub usługę, zwłaszcza na lepsze, koniecznie powiadom o tym swoich klientów. Dla konkurentów na rynku będzie to sygnał, że jesteś postępowy, ustanawiasz trendy lub wcześnie dostosowujesz się do nowych technologii.
  • Jakiekolwiek powiązanie z działalnością społeczną, charytatywne wydarzenie lub znacząca darowizna – W ostatnich latach publiczność przywiązuje większą wagę i znaczenie do działań firm na rzecz uczynienia świata lepszym miejscem. Chociaż może się to wydawać chlubne, prawie każda firma będzie miała charytatywne promocje, które funkcjonują jako forma reklamy. Na przykład podczas najnowszej World Series, TMobile obiecał, że przekaże 10 000 dolarów na pomoc po huraganie za każdy zdobyty home run.
  • Nowe partnerstwo z inną firmą lub organizacją – Jeśli nawiązujesz partnerstwo z inną firmą lub organizacją w celu stworzenia nowego produktu, pakietu produktów lub przyczyny społecznej, daj publiczności znać. Jeśli nie podzielisz się tą informacją, szkodzisz obu firmom. W końcu cały sens współpracy polega na tym, aby próbować przekształcić klientów innej firmy w swoich własnych.
  • Ustalanie rekordu – Czasami są informacje, które musisz wyjaśnić lub mieć jako kwestię zapisu historycznego, ale które niekoniecznie są czymś, co chciałbyś przedstawić prasie. Wydanie komunikatu to świetny sposób, aby udostępnić te informacje ludziom online.

Treść komunikatu prasowego

Jeśli chcesz wyciągnąć jak najwięcej ze swojego komunikatu prasowego, musisz mieć coś, co jest zarówno wartościowe informacyjnie, jak i czytelne. Oto kilka wskazówek, jak zwiększyć wpływ Twojego komunikatu prasowego:

• • Zwróć uwagę czytelnika nagłówkiem – Większość czytelników nigdy nie przechodzi dalej niż nagłówek. Dlatego, jak w przypadku każdego artykułu czy propozycji, mocny nagłówek jest kluczowy. Idealnie powinien przyciągnąć publiczność, jednocześnie podsumowując sedno komunikatu prasowego. Unikaj nagłówków typu clickbait czy stylu Buzzfeed, ponieważ większość czytelników jest już zniechęcona przez firmy wprowadzające swoją publiczność w błąd. Robienie dramatycznych stwierdzeń w nagłówku, a następnie przeczenie im w komunikacie, nie jest dobrze odbierane przez czytelników.

• • Dołącz cytaty – Jeśli chcesz zwiększyć swoją wiarygodność, cytaty od wysokiej rangi źródeł czy zaufanych liderów branży są niezbędne. Twoja publiczność jest o wiele bardziej skłonna Ci uwierzyć, jeśli znana postać dodaje swoje spostrzeżenia do sprawy.

• • Utrzymaj prostotę – Staraj się unikać branżowego żargonu czy technicznego języka, którego Twoja publiczność może nie rozumieć. Jeśli jest to nieuniknione, staraj się wyjaśnić te terminy prostym językiem. Komunikaty prasowe powinny być czytelne zarówno dla eksperta branży, jak i dla osoby, która nigdy nie słyszała o Twojej usłudze.

• • Bądź zwięzły – Komunikaty prasowe to nie powieści. Powinny przyciągnąć uwagę publiczności i krótko powiedzieć, dlaczego ten komunikat jest ważny. Jeśli czytelnik zobaczy ścianę tekstu, jest o wiele mniej prawdopodobne, że go przeczyta. Jako ogólna zasada, komunikat prasowy nigdy nie powinien być dłuższy niż jedna strona. Jeśli czytelnik chce więcej informacji, może się zwrócić za pomocą danych kontaktowych podanych w komunikacie.

• • Używaj treści wizualnych – Wideo, zdjęcia i infografiki pomagają Ci opowiadać swoją historię wizualnie. Ludzki mózg przetwarza informacje wizualne o wiele szybciej, niż przetwarza tekst. Udostępniając istotne informacje, statystyki i dane w sposób wizualny, możesz podkreślić punkty, jednocześnie zwiększając czytelność.

• • Stwórz propozycję – Kiedy zwracasz się do redaktorów, powinieneś napisać propozycję medialną, która krótko sprzedaje historię i jej znaczenie dla redaktora. Ta propozycja powinna zawierać zwięzłe szczegóły historii i wyrażać, dlaczego ma znaczenie dla publiczności tej publikacji.

• • Używaj budowania linków – W ostatnich latach więcej platform dystrybucyjnych zaczęło stosować linki no-follow, ale dla tych, które tego nie zrobiły, komunikaty prasowe są fantastycznym środkiem do budowania świadomości marki i zwiększania obecności SEO. Jeśli to dozwolone, dodaj linki do swojego komunikatu prasowego, na które czytelnicy mogą kliknąć, aby dowiedzieć się więcej o Twojej firmie lub produkcie. Dodając tę stronę docelową, zwiększasz również prawdopodobieństwo, że media będą linkować z powrotem do Twojej docelowej strony, pomagając w ten sposób Twojej pozycji w wynikach wyszukiwania.

Jak wykorzystać swój komunikat prasowy

Teraz, gdy omówiliśmy, jak napisać komunikat prasowy i co powinno się w nim znaleźć, przyjrzyjmy się kilku wskazówkom, które pomogą Ci wyciągnąć jak najwięcej z każdego komunikatu.

• • Planuj z wyprzedzeniem – Nie czekaj do ostatniej chwili, zwłaszcza że komunikaty prasowe mogą budować hype i generować dyskusję. Przygotowując się z wyprzedzeniem, będziesz miał czas, aby zatwierdzić wszystkie niezbędne zgody i cytaty, a także wystarczająco dużo czasu, aby przedpremierowo przedstawić komunikat redaktorom.

• • Upewnij się, że jest to rzeczywiście nowość – Jeśli Twój komunikat nie dotyczy żadnego z powyższych punktów, powinien być dobry powód za oświadczeniem. Zapytaj siebie: „Czy ten komunikat zainteresuje ludzi z branży? Czy dostarcza wartości lub odnosi się do aktualnych trendów branżowych? Czy lepiej byłoby, gdyby został opublikowany w sekcji bloga/prasy/aktualności na stronie internetowej?” Po prostu wypełnianie przestrzeni szumem nie jest właściwym podejściem do komunikatów prasowych. Jeśli to stanie się nawykiem, czytelnicy ostatecznie zaczną to ignorować, spodziewając się banału.

• • Skoncentruj się na konkretnych propozycjach – Konkretne propozycje to miejsce, gdzie otrzymasz najwięcej opinii od prasy. Zanim wyślesz informacje przez drut, skoncentruj się na konkretnych propozycjach. Jeśli komunikat jest już opublikowany, nie ma już „ekskluzywności”, i prawdopodobnie nie zdobędzie takiego samego zainteresowania i przyciągnięcia uwagi redaktorów.

• • Znajdź odpowiednich redaktorów do przedstawienia Twojego komunikatu – Stwórz listę redaktorów, którzy są idealnym wyborem do przedstawienia i omówienia komunikatu prasowego. Niektórzy redaktorzy mają zbudowaną publiczność, która jest odpowiednia dla jednego typu komunikatu prasowego, ale niekoniecznie dla innego. Jeśli uda Ci się wygenerować zainteresowanie, możesz wysłać pełny komunikat prasowy objęty embargo przed dystrybucją.

Wnioski

Jeśli są wykonane prawidłowo, komunikaty prasowe są cennym środkiem do rozpowszechniania nowych i istotnych informacji w branży i potencjalnych klientów. Trzymając na pierwszym planie znaczenie i czytelność, upewnisz się, że wydobywasz jak najwięcej z każdego komunikatu prasowego.